Сколько составляют суточные в командировке. Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ. Порядок выдачи аванса

Вопрос о командировочных важен и интересен всем. Это сложная тема. Постоянно и систематически происходят изменения и дополнения, которые отражаются в нормативных актах.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Поэтому выплата суточных при командировках в 2019 году не может потерять актуальности по настоящее время.

Нормативная база

ТК и НК, Постановления Правительства, инструкции и разъяснительные письма Минфина России дают полную и подробную картину о составе, вариантах учета и возмещения суточных командировочных расходов.

Виды командировочных расходов

Отправляя сотрудника в служебную поездку для выполнения индивидуального поручения, работодатель обязан компенсировать командировочные расходы своего работника:

на проезд к месту выполнения производственного задания и обратно;
стоимость услуги найма жилого помещения;
суточные;
прочие затраты, произведенные с разрешения руководителя или закрепленные в .

Что такое суточные расход и что в них входит?

Командированный сотрудник гарантировано получает за каждый день фиксированную сумму, не зависящую от внешних факторов выполнения задания, которая носит название «суточные».

Целью этой статьи командировочных расходов является обеспечение нормальной жизнедеятельности человека, вынужденного некоторое количество времени находится вне привычной обстановки.

Нет необходимости подтверждать суточные документально. Человек вправе использовать их по своему усмотрению.

В каких случаях выплачиваются и обязательны ли?

Начисление и оплата суточных носит постоянный характер, и подразумевает элемент гарантии и заботы руководства о командированном работнике.

Полученная сумма аванса всегда включает в себя и величину суточных, рассчитанных на основании .

Отменили ли их?

В 2019 году Минфин РФ выдвинул идею об отмене суточных, надеясь впоследствии этой мерой повысить размер налога на прибыль.

Работодатели и сотрудники отрицательно высказались по этому поводу. Средства массовой информации широко освещали вопрос возможности отмены суточных.

Планам Минфина практически не суждено было сбыться. Изменения законодательно не прошли.

Размер, нормы и лимиты по новым правилам.

Трудовым законодательством определен размер суточных:

Следует отметить, что эти величины следует считать минимальным размером для коммерческих организаций. Границу верхних пределов предприятия определяют самостоятельно.

Размер суточных при командировке с питанием не изменяется.

Все надбавки и доплаты к суточным, которые устанавливаются в организациях, должны найти отражение в Положении о командировках.

На что можно тратить?

На что выдаются суточные? Подтверждения использования суточных не требуется при оформлении после служебной поездки.

Каждый вправе использовать эти суммы по своему усмотрению на ежедневные расходы. Но в большинстве случаев, командированные сотрудники расходуют суточные на оплату питания и проезд на городском транспорте.

За сколько дней выдаются?

После подписания приказа на командировку и по заявлению командированного сотрудника выдается аванс на предстоящую служебную поездку.

Если в течение трех дней командировка отменяется, аванс должен быть возвращен в кассу предприятия. Срок выплаты также ограничивается периодом между оформлением приказа и фактическим отбытием сотрудника.

Оплата для разных случаев

Общие правила

Схема возникновения, оплаты, отчетности и перерасчета по командировочным проста и полностью соответствует взаимоотношениям по вопросу суточных:

Возникает производственная необходимость в направлении сотрудника в командировку.
Оформляется приказ с перечислением условий и требований по данной служебной поездке.
По расходному кассовому ордеру выдается аванс, рассчитанный исходя из данных приказа. В сумму аванса включаются и суточные.
Командированный сотрудник отправляется к месту назначения, выполняет производственное задание и возвращается обратно.
В течение трех дней после возвращения, работник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие расход документы (чеки, квитанции, счета и прочее).
Экономические службы предприятия проверяют авансовый отчет, после чего его утверждает руководитель организации. Размер суточных контролируется датами приезда и отъезда на проездных документах.
Производится окончательный расчет по выданному авансу и фактически затраченным средствам. Перерасход дополнительно выплачивается сотруднику, экономия возвращается в кассу организации.

Однодневная командировка

Если командированный сотрудник имеет возможность каждый день возвращаться на место жительства, суточные в командировке не начисляются и не выплачиваются.

К возмещению будут приниматься только расходы на проезд.

Поездка за счет принимающей стороны

В письменном соглашении, заключенном обеими сторонами, оговаривается источник финансирования командировки.

Если служебную поездку оплачивает принимающая сторона, то в сумму компенсации будут включаться и суточные.

В бюджетных учреждениях могут оплачивать только разрешенный законодательно размер суточных. Расходы, осуществленные сверхнормы, к возмещению не принимаются.

Две поездки в один день

В Положении о командировках целесообразно отметить ситуацию, когда работник в течение дня может перемещаться в несколько мест с разными нормами суточных.

Выплаты должны происходить по нормативам, утвержденным для местности прибытия.

Работа за границей

Алгоритм действий соответствует общим правилам выплат суточных.

В приказе на загранкомандировку необходима формулировка цели поездки в точном соответствии с действующим законодательством.

Размер суточных по заграничной поездке утверждается в Положении о командировках, минимальная граница которых зафиксирована в законодательных актах, а максимальная устанавливается руководством предприятия.

При досрочном окончании поездки

Возвратившись из командировки раньше установленного срока, сотрудник оформляет авансовый отчет.

Экономическими службами предприятия производится перерасчет ранее выданного аванса. Излишне полученные средства возвращаются в кассу организации.

Работа в выходные дни

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в служебной командировке. Сотруднику будут начислены суточные за выходные дни, даже не смотря на то, что он не работал в этот период.

Поездка в страны СНГ

Суточные в страны ближнего зарубежья начисляются по нормам заграничных поездок.

Как посчитать? Примеры

Вызывает живой интерес вопрос: «Как платятся суточные?».

Рассмотрим несколько случаев.

Пример 1:

Инженер Иванов П.С. (ООО «Сигнал» г.Самара) был направлен с 6 июня в г.Нижневартовск для испытания оборудования сроком на 10 дней. Согласно Положению о командировках, оплата суточных на территории России установлена в размере 1 200 руб.

Сотруднику начислены суточные в размере 12 000 руб.: (1 200 руб. * 10 дн.= 12 000 руб.)

Пример 2:

Технолог Савельев М.Ф. (ООО «Стимул» г.Москва) командирован с 1 июня в г.Екатеринбург для проверки технологического процесса сроком на 25 дней. Суточные по локальным актам утверждены в размере 1250 руб. Служебное задание было выполнено раньше срока. Сотрудник вернулся на постоянное место жительства 18 июня.

Перед поездкой Савельев М.Ф. получил аванс, в состав которого были включены суточные в размере 31 250 руб.

(1 250 руб. * 25 дн. = 31 250 руб.)

Фактически технолог должен был получить суточных в размере 22 500 руб.

(1 250 руб. * 18 дн. = 22 500 руб.)

Савельев М.Ф. вернул в кассу организации излишне полученные средства 8 750 руб.

(31 250 – 22 500 = 8 750 руб.)

Налогообложение

Суточные, начисленные в пределах норм (законодательный минимум или утвержденный в Положении о командировках размер выплат):

уменьшают налогооблагаемую базу для расчета налога на прибыль;
не подлежат налогообложению для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Начисление НДФЛ

С величины суточных, начисленных сверх положенного норматива, производится начисление НДФЛ и страховых взносов.

Можно избежать этой процедуры, если закрепить необходимый размер выплат в местных нормативных актах.

Удержание с суммы, превышающей лимит

Налогооблагаемая база для расчета налога на прибыль не уменьшается на суммы, превышающие допустимый предел.

Сверхлимит подлежит обложению в обязательном порядке:

налогом на доходы физических лиц;
страховыми сборами во внебюджетные фонды.

Документальное оформление

В настоящее время значительно упрощен список необходимых документов, в частности отменены:

командировочные удостоверения;
задания на командировку;
журнал учета командировок.

Приказ

Унифицированная форма приказа (№ Т-9 или № Т-9а) включает в себя всю необходимую информацию:

Реквизиты организации-отправителя.
Название, номер и дата документа.
Информация о работнике, направляемого в служебную поездку.
Пункт прибытия.
Срок выполнения задания.
Задание для выполнения.
Способ прибытия к месту назначения и обратно.
Причина оформления приказа.
Источник финансирования.

Бланки вы можете скачать на нашем сайте:

Часто задаваемые вопросы

Можно ли не платить суточные работнику?

Если служебная поездка длится более одного дня, возмещать расходы, относящиеся к статье «суточные», необходимо в обязательном порядке.

Считать ли, если работник в поездке заболел?

Организация направляет сотрудника в командировку. В это время он заболевает.

По возвращении работника на постоянное место работы, предприятие компенсирует ему следующие расходы:

суточные за все время командировки, включая период по ;
затраты по аренде жилья;

За дни нахождения в командировке работнику выплачивается средний заработок и суточные за каждый календарный день командировки. Многие ожидали, что с 1 января 2016 года суточные будут отменены. Но этого не произошло.

Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. Соответственно, с 1 января 2016 года работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются. Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Размер суточных в 2016 году по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в Положении о командировках .

Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей - если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.)

Обращаем внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). В частности, суточные по России - это 700 рублей, за границу - 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 - 700) работодателю следует удержать НДФЛ

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Как определить количество дней, за которые надо выплатить суточные? Например, если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях определяйте количество дней, за которые надо выплатить суточные, по проездным документам:

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите те, которые установлены во внутренних документах компании.

Однодневная командировка

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке - не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходовна питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).

Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Белоруссию и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.

Что на это говорит закон?

Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.

Их сроки и цели устанавливаются с подписью директора.

И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:

за работником будет сохранено его место работы и среднемесячная зарплата, а также оплата периода болезни (ст.167 ТК РФ);
если деятельность работника согласно имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).

Какие нормативные документы используются?

Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.
Положение, раскрывающее порядок командирования, утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749.
Принцип возмещения расходов и их размеры определяются местными локальными документами ( , трудовым соглашением, сметами и др.).

В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.

Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).

Кого можно направить?

До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.

Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:

женщин, имеющих беременность;
инвалидов с ограничением или запретом на деятельность разъездного характера;
несовершеннолетних (кроме лиц творческих специальностей на время проведения съемок);
сотрудников во время (за исключением случая, когда поездка связана с учебой).

женщины с детьми 3-летнего и младше возраста;
одинокие отцы;
одинокие родители, воспитывающие детей пятилетнего и младше возраста;
сотрудники, имеющие на иждивении детей-инвалидов;
опекуны либо попечители несовершеннолетних;
работники, обязанные согласно медицинскому заключению ухаживать за членом семьи во время его болезни.

Особенности оформления

Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.

В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.

Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.

Здесь не лишне указать, что оформление аналогично многодневным.

То есть также издается распорядительный документ, поездка и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).

Пошаговая инструкция

Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:

доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.

Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в . При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.

С чего начать?

Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.

Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.

Этапы

По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.

Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:

оформление визы (при необходимости);
бронирование гостиничного номера;
подготовка необходимых документов;
определение суммы аванса в зависимости от будущих затрат и суточных;
за дни командировки;
оплата НДФЛ и взносов в соответствующие внебюджетные фонды.

Длительность поездки

С 2019 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.

Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.

Их обоснованием может служить:

экономическая целесообразность;
документальное подтверждение превышения полученного дохода над произведенными расходами.

Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.

Документы

Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к , срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.

Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.

Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).

Процедуры при отъезде

Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.

Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.

Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.

Подтверждение

О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.

Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.

Оплачиваем и возмещаем расходы

Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.

Кроме транспортных, оплачиваются также и . Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.

Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.

Какой курс учитывать при расчете?

Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.

Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.

Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.

Размер суточных в 2019

Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.

Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:

Показатели	Суммы денежных средств (в рублях)	Проводки
Условие: время, проведенное за границей, с учетом перелета Москва — Прага = 3 дня
Выдано под отчет работнику из расчета 3500 р/сут. согласно колл.договору	10500	Дт 71 — Кт 50-1
Отражено в авансовом отчете	10500	Дт 20 — Кт 71
Удержан НДФЛ с сверхнормативной суммы ((3500-2500) * 13% * 3 сут.)	390	Дт 70 — Кт 68

Страховые взносы не уплачиваются, так как размер суточных оговорен внутренним актом организации.

Порой для осуществления загранпоездки бывает достаточно одного дня. Тогда суточные принимаются в половинном размере.

Соответственно, и норматив будет составлять 1250 р./сут. (2500 р. * 50%).

Расходы по изготовлению заграничного паспорта и оформлению визы

В ходе подготовки документов для командировки может выясниться то обстоятельство, что у работника нет заграничного паспорта.

В органы ОВиР для его изготовления обращается сам сотрудник. Оплату госпошлины возмещает бухгалтерия после предъявления квитанции и копии готового паспорта.

Оформить визу можно самостоятельно либо с помощью специализированной компании.

Затраты по изготовлению заграничного паспорта, оформлению визы и возможных курьерских услуг можно отнести на командировку, если такие пункты внесены в локальный документ о командировках.

Нормы проживания

Законодательные документы, определяющие нормы пребывания (проживания) за границей, утратили свою силу.

С 2019 года действуют лишь нормативы суточных для налогообложения.

Длительность нахождения в поездке, условия размещения и возмещение командировочных затрат оговариваются внутренними документами компании.

Порядок выдачи аванса

Перед отъездом командируемого сотрудника для определения предстоящих расходов составляется смета.

Ее статьи, как правило, следующие:

проезд к месту командирования и обратно;
проживание;
суточные;
оформление медицинской страховки;
перевозка багажа весом до 30 кг;
телефонные переговоры;
получение визы и загранпаспорта;
расходы при обмене валюты.

Смета прикладывается к расходному ордеру. Во избежание трудностей с обменом, аванс командируемому лучше выдавать в валюте страны следования.

Компенсация проезда

По окончанию служебной поездки работником составляется отчет с предоставлением всей первички — билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, платежные документы за консульские и аэродромные сборы.

Если приобретался электронный билет, то для получения компенсационных выплат предоставляется его распечатка и талон при посадке.

Поездка на служебном автомобиле

Использование в поездке личного или служебного транспорта возможно, если на есть письменное разрешение руководства.

Для получения выплат компенсирующего характера сотрудник предоставляет путевой лист, оплаченные счета, кассовые чеки, квитанции.

Необходимо также представить копию техпаспорта автомобиля и доверенности в случае управления не личным, а служебным автомобилем.

Аренда (прокат) автомобиля

Сейчас стало популярным использование в служебных разъездах такой услуги, как прокат автотранспорта.

Это, порой, экономичнее поездок на такси и позволяет более оперативно решать поставленные задачи. Для оформления нужно обратиться в компанию арендодателя с предъявлением загранпаспорта и водительских прав.

К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:

договор аренды (проката) автомобиля;
акт о возврате автотранспорта;
чеки и счета об оплате услуг компании.

Использование платежных карт

Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом.

Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:

оплата затрат по курсу ЦБ на день утверждения авансового отчета;
расход на конвертацию, подтвержденный банковской выпиской.

Пример:

Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2019 года. Локальным документом организации предусмотрен норматив суточных для поездок в Германию в размере 60 Евро за сутки. 1.02.16 было произведено снятие наличными суточных расходов в размере 180 Евро (по банковской выписке списано 15620 рублей). 3.02.16 оплачен гостиничный номер в сумме 520 Евро (списано 46790 рублей). Авансовый отчет сотрудника утвержден 05.02.16 г. с учетом оплаты стоимости проездных работодателем.

Расходы по результатам поездки отражены в нижеследующей таблице:

Расходы	Курс ЕВРО на дату утверждения отчета	Сумма в ЕВРО	Сумма в РУБЛЯХ
Суточные за 3 дня	84,8104	180	15265,78
Расход на конвертацию			354,22 (15620 – 15265,78)
Проживание в гостинице	84,8104	520	44101,41
Расход на конвертацию			2688,59 (46790 – 44101,41)

Рассчитываясь банковской картой не забывайте о необходимости сохранять квитанции!

Бухучет и проводки

Расходы по командировке учитываются по основному виду деятельности.

Проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44 …) Кт 71 («подотчетные лица»).

Перевод в российские рубли осуществляется на момент выдачи валюты.

Если продолжить пример с командировкой в Берлин (Германия) и предположить, что сотруднику 29.01.16 г. было выдано наличными 100 Евро для непредвиденных расходов, полученные из банка 27.01.16 г., то проводки будут следующими:

27.01.16: Дт 50 субсчет «Валютная касса»  Кт 52 «Валютные счета» (получена валюта из банка в кассу)  8888,58 руб. (по курсу 88,8858 руб./Евро);
29.01.16: Дт 71 — Кт 50 (выданы сотруднику из кассы на командировочные расходы)  8413,70 руб. (по курсу 84,1370 руб./Евро);
29.01.16: Дт 50 — Кт 91-1 (начислена курсовая разница)  474,88 руб. (8888,58 – 8413,58).

Если бы по итогам поездки образовался перерасход , то его следовало бы отразить в проводке Дт 71 — Кт 50 (работнику выдан перерасход).

Если же валютные средства были недоиспользованы и возвращены сотрудником, то проводка такая: Дт 50 — Кт 71 (в кассу возвращен остаток неиспользованных денежных средств).

Налогообложение

О расходах на загранкомандировки, облагаемых налогами и взносами, можно узнать из нижеследующей таблицы:

Расходы	Налог на прибыль	НДФЛ	Страховые взносы
Суточные	Учитываются в расходах в размере согласно локальному документу	Не облагаются не превышающие 2500 руб. за каждый день загранкомандировки	Не начисляются
Проживание (включая бронирование)	Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой в счете	Не облагается в размере согласно локальному акту при документальном подтверждении. Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки, если нет документального подтверждения)	Не начисляются
Доп.услуги, оказываемые гостиницами	Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой	Не облагаются в части размеров, установленных локальным актом и в пределах 2500 р. если нет документов.	Не начисляются
Проезд	Учитываются фактические затраты при наличии документов	Не облагаются в случае документального подтверждения	Не начисляются
Доп.услуги (сервисные сборы, пользование постельным бельем	Учитываются в полном объеме в прочих расходах	Не облагаются	Не начисляются
Плата за пользование VIP-залом аэропорта	Учитывается в составе прочих расходов, если предусмотрено локальным документом	Облагается	Начисляются
Оплата такси	Учитывается в прочих расходах при наличии экономического обоснования и подтверждения документами	Не облагается	Начисляются
Мед.страховка	Учитываются в прочих расходах, когда наличие страхового полиса является условием въезда	Не облагается	Начисляются
Консульские и аэродромные сборы		Не облагаются	Не начисляются
Сборы за право въезда или транзита автотранспорта	Учитываются в размере фактических расходов	Не облагаются	Начисляются

Нюансы для бюджетников

Отправляя работников бюджетной сферы в загранкомандировку, следует изучить постановление Правительства РФ от 26.12.05 №812, где отмечено, что нормы суточных и проживания определяются Минфином РФ по согласованию с Министерством иностранных дел.

Учитываются также расходы принимающей стороны.

Так, если принимающая сторона обязуется обеспечить командированного валютой для использования в личных целях, то командирующая сторона суточные не выдает. Если же иностранное государство не выплачивает инвалюту, но зато оплачивает питание, то суточные выдаются в размере 30% от нормативов.

Проживание принимается в расчет по цене одноместного номера в отеле среднего разряда.

Порядок оформления для госслужащих

Указом Президента РФ от 18.07.05 за №813 утверждены порядок и условия пребывания в заграничной командировке государственных служащих.

Отличие состоит лишь в возмещении проездных затрат по нормам, утвержденным в соответствии с занимаемой должностью (транспортом 1 категории комфортности, бизнес или эконом-класса).

Как оплатить командировку директора бюджетного учреждения?

При компенсации командировочных затрат руководителя бюджетного учреждения применяются нормы для проезда транспортом повышенной комфортности, а для проживания — стоимость двухместного номера гостиницы.

Порядок возмещения и размеры компенсации командировочных расходов работников и руководителей госорганов изложены в постановлении Правительства РФ от 02.10.02 за №729.

При направлении в командировку работодатель обязан помимо сохранения за сотрудником среднего заработка возместить ему расходы по найму жилья, проезду, проживанию, а также выплатить суточные за каждый день командировки. Указанные затраты могут быть учтены при исчислении налога на прибыль только в случае, если они экономически обоснованы и документально подтверждены.

2015 год внес существенные изменения в правила оформления служебных поездок, были отменены командировочные удостоверения, журналы учета сотрудников, находящихся в данных поездках, необходимость составления служебного задания и отчета о его выполнении. Также был уточнен порядок подтверждения времени и факта нахождения в командировке. Указанные изменения значительно уменьшили бумажную волокиту и облегчили жизнь не только работодателям, но и их сотрудникам. Но, видимо, ненадолго. В следующем году МинФин планирует внести поправки в Постановление Правительства,регламентирующее порядок направления работников в командировку.

В частности, речь идет о командировочных расходах: суточные в 2016 году Министерство Финансов предлагает отменить вовсе. Предполагается, что указанные изменения коснутся лишь суточных на поездки по территории России и не затронут заграничные командировки. Сами выплаты, конечно, не запретят, но признать их в целях налогообложения налогом на прибыль с принятием указанных поправок, не получится, кроме этого, с произведенных затрат необходимо будет исчислить подоходный налог и страховые взносы. Стоит отметить, что официального подтверждения и комментариев о принятии указанных изменений контролирующие органы пока не давали, поэтому говорить с уверенностью о том, что они будут приняты - пока рано. Поэтому стоит подробно остановиться на командировочных расходах нынешнего года.

Затраты на служебную поездку

Порядок, размеры возмещения и особенности признания отдельных расходов определяются коллективным договором или локальным актом организации.

Затраты на проезд

Работодатель обязан возместить затраты на проезд к месту командировки и обратно.

При проезде общественным транспортом:

На проезд к месту командирования;
Оформление проездных билетов;
Стоимость белья в поездах дальнего следования

Учесть в расходах по прибыли можно и стоимость ж/д билета на поезд повышенной комфортности с учетом дополнительных услуг (питания, печатной продукции, постельного белья т.д.) при условии, что они включены в стоимость билета.

Для подтверждения затрат на проезд работник должен представить следующие документы:

Билеты (авиа, ж/д, автобусные);
Посадочный талон (при перелете);
Маршрут/квитанцию и посадочный талон (при приобретении электронного билета)

В случае утери билета (посадочного талона) подтверждением может служить дубликат проездного документа, копия экземпляра, запрошенного в транспортной компании или иной документ, содержащий информацию о пассажире, номере рейса, времени отправления и прибытия).

При несовпадении времени выезда сотрудника с датой начала командировки (например, сотрудник выехал в субботу, а начало командировки в понедельник) Минфин в своем Письме от 20.11.2014 разрешил учесть указанные затраты в целях обложения прибыли. В случае если сотрудник остается в месте командирования для проведения отпуска, затраты на оплату обратного проезда учтены в расходах по налогу на прибыль быть не могут.

При проезде на такси

Учет командировочных расходов в целях обложения прибыли также возможен в части затрат при проезде к месту командирования и обратно на такси. Возможность пользования услугами такси лучше прописать в локальном акте организации с указанием причин, по которым возможно использования данного вида транспорта, к которым может, например, относиться невозможность выполнения поставленных задач вследствие перебоя в движении транспорта, плотного рабочего графика, позднего вылета, отсутствия иного транспорта и т.д.)

Подтверждающими документами в данном случае будут являться:

Чек ККТ;

квитанция на оплату услуг такси (оформленная на бланке строгой отчетности с необходимыми реквизитами)

При проезде на личном (служебном транспорте, автомобиле третьих лиц)

Подтверждением затрат в данном случае будет являться служебная записка, в которой будет отражен фактический срок пребывания в служебной поездке. К данной записке необходимо приложить документы, подтверждающие использование транспорта: чеки на покупку ГСМ, путевой лист, квитанции и т.п.) Также возможность использования личного транспорта стоит прописать в локальном акте организации.

Расходы по найму жилья

Обязанность возмещения затрат на проживание также предусмотрена Трудовым кодексом и Положением о служебных командировках. В них включаются расходы по найму жилья:

на территории России;
на территории иностранных государств
дополнительные услуги (пользование прачечной, гладильной, Интернетом, телевизором, холодильником)

При проживании в гостинице

Не подлежат возмещению затраты за пользования сауной, баром, рестораном , фитнес-клубом.

Подтверждением расходов на найм жилья служит:

Чек ККТ

Квитанция (на бланке строгой отчетности)

При проживании в арендованной работодателем квартире

Подтверждением в данном случае будет являться приказ о направлении в командировку, договор аренды, чеки ККТ, подтверждающие оплату арендных платежей. Возмещению подлежат также затраты на оплату коммунальных услуг на период командирования.

Командировочные расходы: суточные в 2015 году

Суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием сотрудника, направленного в командировку и не имеющего возможности ежедневного возвращения домой. Возмещаются они за каждый день служебной поездки, включая выходные и праздничные дни, а также период нетрудоспособности, наступившей во время командирования.

При командировках по России суточные выплачиваются в валюте Российской Федерации, а при заграничных в иностранной. Отдельно стоит сказать о дне пересечения границы. При следовании в иностранное государство день пересечения российской границы оплачивается в иностранной валюте, а при следовании в России - наоборот, в рублях. Даты пересечения границ определяются по отметкам, сделанным в загранпаспортах.

В случае если сотрудник направляется в местность, откуда он может ежедневно возвращаться домой суточные могут не выплачиваются. Данный вопрос отнесен на усмотрение руководителя. В каждом конкретном случае он решает, целесообразно ли возвращение сотрудника домой с учетом времени, затрачиваемого на проезд, условий транспортного сообщения и т.п. Если по согласованию с руководителем работник остается в данной местности, то затраты на найм жилья подлежат возмещению в случае документального их подтверждения.

Определив, что входит в суточные командировочные расходы, разберемся с их размером.

Размер суточных может быть любой, но их сумма должна быть отражена в коллективном договоре или локальном акте.Необходимо отметить, что обложению подоходным налогом облагается не вся сумма, а превышение сверхустановленного налоговым кодексом лимита:

700 руб. для командировок на территории РФ;
2500 руб. для загранпоездок

Страховыми взносами указанные суммы не облагаются, если они документально подтверждены.

Пример расчета:

Кравченко И.П. был направлен в служебную поездку в г. Новгород с 1-10 августа на 10 дней. Локальным актом организации размер суточных при командировках на территории России установлен в размер 1 000 руб. Сумма выплаченных суточных составила 10 000 руб. (1000р.*10дн.). Взносами на страхование суточные не облагаются, а вот сумма НДФЛ с указанных выплат составит 390 руб. (1 000-700)*10*13%).

Более подробно с порядком учета и видами командировочных расходов, последствиями отмены командировочного удостоверения и особенностями возмещения отдельных затрат при нахождении в служебной поездке, можно в следующем видео

Учет командировочных расходов

Как и все расходы, командировочные могут быть учтены только, если они имеют экономическое обоснование и документальное подтверждение.

Документальное подтверждение после отмены командировочных удостоверений включает в себя:

Решение работодателя о направлении сотрудника в командировку в письменном виде.

Для оформления приказа можно воспользоваться унифицированной формой или разработать свою, впоследствии, закрепив ее в учетной политике.

Авансовый отчет работника об израсходованных суммах, утвержденный руководителем

Указанный документ должен быть подготовлен и представлен руководителю в срок не позднее трех дней с момента возвращения на место работы.

В случае непредставления авансового отчета руководитель вправе по истечении месяца, с момента окончания срока, отведенного на возврат аванса, удержать выданные под отчет сотруднику средства. Но сделать это можно только с письменного согласия самого работника. В случае отказа, взыскать суммы можно будет только через суд.

Если данные средства удержаны не будут на их сумму необходимо начислить страховые взносы. В случае если по прошествии времени работник предоставит отчет и подтверждающие расходы документы организация праве произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов, а также сумму начисленных и уплаченных взносов. Также при отсутствии отчета и подтверждающих документов на сумму средств, выданных налогоплательщику, придется начислить НДФЛ.

Документы, подтверждающие фактическое осуществление расходов, в части:
На жилье;
Проезд;
Иные расходы

Также налогоплательщик (организация) должна подтвердить срок нахождения своего сотрудника в служебной командировке. Он определяется по проездным документам, если они утеряны, то документами о найме жилья. Если и они отсутствуют, то по документам, содержащим подтверждение принимающей стороны о сроках нахождения (прибытия и убытия) работника в месте командирования.

Командировочные расходы - проводка

В бухгалтерском учете указанные затраты отражаются следующим образом:

Проводка	Обозначение операции
	Выдача аванса сотруднику на командировку
Д 26 (08, 20, 23, 44) - К 71	Учет произведенных расходов

Подытожим сказанное:

В 2015 году с отменой командировочного удостоверения основанием для подтверждения факта нахождения сотрудника в командировке является проездные билеты, документы о найме жилья или в случае отсутствия и того и другого - документ, заверенной принимающей стороной о нахождении работника в командировке;
Подтверждением расходов, в свою очередь, является приказ руководителя о направлении и командировку, авансовый отчет и приложенные к нему документы, подтверждающие произведенные затраты;
В состав командировочных расходов включаются затраты на проезд, найм жилья, суточные и иные расходы, осуществленные с разрешения работника;
Норма командировочных расходов законодательством не установлена и может быть полностью принята на расходы по прибыли в случае экономической обоснованности и документального подтверждения.

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

за каждый день, пока он находится в командировке;
за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

за 9 дней — 40 евро за каждый день;
за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

700 руб. — за каждый день командировки на территории России;

2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;

по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

КАТЕГОРИИ